As atividades de manutenção tem se tornado cada vez mais significativas em apoiar os processos organizacionais.

Assim, as organizações devem buscar administrar suas atividades de manutenção para que as mesmas contribuam positivamente para o alinhamento estratégico da organização.

Manutenções bem conduzidas geram benefícios tais como:

• Menos perdas de materiais durante a produção;
• Menos perdas de produtos e materiais devido à má qualidade;
• Mais produtividade;
• Maior atendimento aos prazos de entrega
• Menos gastos com adversidades;
• Menor depreciação do patrimônio;
• Etc.

Por outro lado, muitos profissionais responsáveis por atividades de manutenção não conseguem mostrar os resultados destas atividades, consequentemente são criticados, são considerados improdutivos, entram em conflitos com seus superiores e ficam desmotivados.

O objetivo deste artigo é sugerir um modelo simples e prático que operacionaliza as principais rotinas envolvidas no processo de gestão das atividades de Manutenção e os resultados deste processo.

Primeiramente a organização deve relacionar suas máquinas, equipamentos e instalações passiveis de manutenção. Esta relação deve ser o mais completa possível, onde, cada máquina deve ser descrita quanto ao seu número, referência, nome, setor em que é alocada, etc. As máquinas, equipamentos e instalações também devem ser identificados fisicamente conforme a lista relacionada, ou seja, cada máquina deve ser identificada com placas, etiquetas, pintura, etc.

Deve-se elaborar uma ficha para cada máquina, equipamento e/ou instalação relacionadas anteriormente. Em cada ficha de máquina devem ser relacionados os componentes passíveis de manutenção, os fabricantes / fornecedores dos componentes relacionados bem como observações importantes relativas à manutenção de cada componente. A mesma ficha também deveria conter um check-list com a descrição das atividades de manutenção a serem feitas na máquina, equipamento e/ou instalação, ou seja, o que deverá ser feito, a frequência que será feito (diário, semanal, mensal, semestral, anual, após uso, etc.), se a atividade de manutenção é corretiva, preventiva, preditiva ou autônoma.

Deve-se elaborar também um plano para as manutenções. Na elaboração deste plano devem ser consideradas as fichas de todas as máquinas, conforme descrito anteriormente. Assim este plano deve considerar as previsões de atividades de manutenções de todas as máquinas, equipamento e/ou instalações.

Durante a rotina das atividades de manutenção, após cada intervenção deve-se anotar na ficha da máquina referente o histórico das principais ocorrências. Estas anotações são essenciais para a posterior elaboração dos indicadores das atividades de manutenção, servir de histórico para lições aprendidas, planejamentos futuros, etc.

Por fim, devem ser elaborados indicadores para demonstrar a eficiência e eficácia das atividades de manutenção. Estes indicadores devem ser apresentados através de relatórios (gráficos sempre que possível). Os principais indicadores são:

• Ocorrências de manutenção por máquinas, equipamentos e instalações;
• Dedicação da manutenção (em horas) por máquinas, equipamentos e instalações;
• Gastos com as manutenções por máquinas, equipamentos e instalações;
• Ocorrências de manutenção por tipos de falhas;
• Dedicação da manutenção (em horas) por tipos de falhas;
• Gastos com as manutenções por tipos de falhas;
• Ocorrências de manutenção por tipos de manutenção;
• Dedicação da manutenção (em horas) por tipos de manutenção;
• Gastos com as manutenções por tipos de manutenção;
• Disponibilidade das máquinas, equipamentos e instalações para operação;
• MTBF – Mean Time Betwwen Failures = TMEF – Tempo Médio Entre Falhas (quanto maior, melhor);
• MTTF – Mean Time To Failure = TMPF – Tempo Médio Para Falha (Para itens que não sofrem reparos e são substituídos imediatamente após a falha);
• MTTR – Mean Time To Reparo = TMPR – Tempo Médio Para Reparo (Para itens centrais do processo produtivo ou que demandam tempo significativo para o reparo).

A organização deve possuir algum sistema para organizar e controlar as informações das manutenções. O sistema referido pode ser simples como, por exemplo, uma planilha em Excel. Este sistema deve gerar e atualizar automaticamente os índices das manutenções. O foco aqui é demonstrar o histórico de forma a permitir o monitoramento e análises dos resultados das manutenções em relação as suas metas.

Veja abaixo um vídeo com uma demonstração dinâmica de um modelo de planilha simples e prática como sugestão para operacionalizar as principais rotinas envolvidas no processo de administração das atividades de Manutenção e apresentação dos seus resultados.

O modelo para gestão das atividades de Manutenção apresentado pode ser aplicado em micro e pequenas empresas que ainda não possui nenhuma sistematização das suas práticas de manutenção.

O artigo não contemplou os assuntos: análise da criticidade das máquinas e equipamentos; gestão dos materiais; custos da manutenção em relação ao faturamento, priorização de atividades/tarefas, etc. Para saber sobre estes assuntos, leia os demais artigos em nossa página.

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Controlar as finanças é um grande desafio para a maior parte das pessoas. A atividade de gestão das próprias finanças deveria ser feita por todos, mas, sabemos que nem todos a faz de forma criteriosa.

É comum ver que pessoas controlam suas finanças e custos somente pelo acompanhamento do saldo de recursos disponíveis, ou seja, fazem uma conta simples de adição ou subtração. Mas, controlar as finanças somente pelo saldo é insuficiente para fazer análises, planos, ajustes e assim, melhorar o desempenho financeiro.

As pessoas se comportam de várias formas em relação ao controle financeiro. Geralmente quem faz um controle apurado das suas contas possui uma condição financeira boa ou muito boa. Por outro lado, quem faz um controle simplista ou nenhum controle geralmente possui uma condição financeira ruim ou péssima. Assim, independente de qual seja seu atual comportamento em relação ao controle financeiro, acreditamos que deveria revisar sua forma de fazê-lo o quanto antes.

Para operacionalizar a administração financeira, tanto pessoal como familiar, sugerimos que seja usada uma planilha em Excel para a gestão sistemática das atividades e informações financeiras.

Primeiramente, deve-se elaborar um plano de contas, ou seja, deve-se classificar as principais fontes de recursos que serão somados ao saldo bem como as despesas que serão subtraídas do mesmo.

Nos lançamentos de entradas deveriam ser considerados pelo menos os referentes a salário, empréstimos e outras receitas. Quanto às saídas, deveriam ser considerados pelo menos os lançamentos referentes a despesas com alimentação, aplicações, cuidados pessoais, despesas financeiras, educação, habitação, lazer, informação, pagamento de empréstimo, saúde, transporte, vestuário, etc.

Após a definição do plano de contas, deve-se registrar os lançamentos de todas as movimentações de entrada e saída do caixa. Os lançamentos devem ser feitos conforme o plano de contas pré-definido. Exemplo: As despesas com dentista, medicamentos, médico, plano de saúde, seguros, etc., devem ser lançadas na conta “saúde”.

A planilha deveria ter colunas para diferentes informações sobre cada conta, tais como colunas para:

• Registrar a data que a conta foi lançada;
• Registrar o tipo de conta;
• Registrar os detalhes e informações da conta;
• Registrar se a conta é uma receita (entrada) ou uma despesa (saída);
• Registrar a data de vencimento;
• Registrar a data de pagamento;
• Registrar o valor da conta;
• Calcular automaticamente o saldo previsto (saldo que considera as datas de vencimento);
• Calcular automaticamente o saldo realizado (saldo que considera as datas de pagamento).

Além do lançamento sistemático das contas, bem como o monitoramento contínuo dos saldos, é muito importante ter apresentações gráficas que demonstrem a evolução das contas ao longo do tempo de forma a possibilitar melhorias no desempenho financeiro através de análises, planos, ajustes, etc. Apresentações gráficas permitem uma análise mais simples e rápida de tendências de queda ou amento, o que pode indicar a ocorrência real de alguma anomalia que deve ser investigada e corrigida.

O controle das finanças é um exercício que demanda disciplina e persistência, principalmente no início, depois esta prática se tornará uma rotina agradável à medida que os resultados forem aparecendo. Mas, mesmo após alcançar resultados e um equilíbrio razoável nas contas, a rotina de controle financeiro não deverá ser abandonada.

Veja abaixo um vídeo com uma demonstração dinâmica de um modelo de planilha simples e prática para operacionalizar a gestão financeira, tanto pessoal como familiar.

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O tempo influencia nossa produtividade, nossos resultados, nossa qualidade de vida, etc. Convivemos com atividades acumuladas, e para piorar, surgem adversidades que interferem em nossos planos. Assim, cumprir os compromissos em tempo hábil tem sido um dos grandes desafios da atualidade. Como o tempo é um recurso valioso que possuímos, mas também escasso, devemos conhecer as técnicas de administração do tempo.

O controle das atividades / tarefas / projetos é muito importante para a gestão eficaz do tempo. Este controle deve ser feito de forma sistemática e contínua, ou seja, deve seguir as etapas de: planejamento, execução, verificação e conclusão.

• Etapa de planejamento: deve-se elaborar uma lista com todas as atividades a serem feitas. Esta lista pode substituir sua agenda. Em seguida devem ser adicionadas informações sobre cada atividade tais como a área (amizades, espiritual, familiar, financeira, física, intelectual, lazer, profissional, saúde, social), se a atividade é importante, urgente, indiferente, se será feita individual ou em equipe, se a complexidade é baixa, média ou alta, a data / prazo máximo para conclusão, o responsável pela execução, a expectativa de investimento de custos e tempo, etc. Assim, em função das características específicas de cada atividade deve-se decidir como cada atividade será conduzida, ou seja, se realmente será feita, se será delegada a outros, se será adiada, etc. Somente após a análise das informações anteriores deve-se definir a ordem de prioridade de cada atividade.

• Etapa de execução: deve-se priorizar a execução das atividades conforme a sequência de prioridades definidas.

• Etapa de verificação: deve-se verificar se a atividade foi concluída como planejada, ou seja, controlar como a execução da atividade seguiu as definições de prazo, custo,quem executou, etc.

• Etapa de conclusão: deve-se analisar os resultados alcançados, comparar os mesmos com os objetivos / metas e fazer as correções necessárias para gerar maiores acertos nas atividades seguintes. Nesta etapa é essencial um relatório ou uma demonstração gráfica que compare o que foi planejado com o que foi realizado em cada área / assunto, tanto em função de dedicação de tempo quanto em função dos custos / investimentos.

Sugerimos que seja usada uma planilha eletrônica em Excel para a gestão das atividades e das informações relativas. Esta planilha deverá gerar automaticamente todos os cálculos, índices, relatórios e gráficos necessários.

Veja abaixo um vídeo com exemplos de aplicação das principais definições de gestão do tempo.

Relacionamos a seguir algumas sugestões que melhoram a rotina de gestão do tempo e seus resultados:

• Reflita sobre seus valores pessoais;
• Defina seus objetivos de curto, médio e longo prazo;
• Use a tecnologia a seu favor;
• Busque aperfeiçoar a comunicação assertiva;
• Organize seu ambiente de trabalho e objetos de forma a facilitar a pronta identificação e uso dos mesmos;
• Escreva todos os seus compromissos, objetivos e as ações referentes aos mesmos em algum lugar. Sua mente deve estar sempre livre e aberta para dedicar a uma tarefa específica, sem nenhuma distração;
• Defina o prazo para conclusão de cada atividade bem como a previsão de tempo e custos referentes. Use algum recurso que mostre quanto tempo ainda resta para o prazo final bem como para a conclusão da atividade;
• Classifique as atividades como: importantes, urgentes ou indiferentes. Sempre que possível, priorize a execução das atividades importantes. Antes de executar alguma atividade classificada como indiferente, pense e responda sobre o que aconteceria se a mesma não fosse feita;
• Seja disciplinado para manter a concentração, a objetividade e o foco nas atividades planejadas sem postergar nenhuma. Não deixe para fazer depois o que foi planejado, faça agora;
• Descubra em qual parte do dia se é mais produtivo e faça nestes momentos as atividades que demandam maior concentração e esforço mental;
• Atualize diariamente a lista geral de atividade. Analise suas atividades prioritárias recomendadas e planeje as que serão feitas no dia. Considere também as atividades planejadas para os próximos dias e não somente as do dia atual;
• Ao realizar as atividades do dia, priorize as que são mais fáceis e rápidas, sempre que possível;
• Reserve um tempo diário para possíveis imprevistos;
• Busque iniciar e terminar uma atividade de forma que lide com a mesma apenas uma única vez (se possível);
• Não aceite interrupções ao longo da execução de alguma ação. Ao ser interrompido, diga “não” para a interrupção, mas, planeje voltar a ela assim que disponível. Priorize suas atividades e não as dos outros;
• Pergunte-se sempre: “Qual o melhor uso do meu tempo nesse momento?” se possível, delegue atividades;
• Defina horários para ler e responder mensagens. Ao ler uma mensagem, responda-a imediatamente para evitar voltar à mesma no futuro;
• Descubra quais atividades irrelevantes roubam / desperdiçam seu tempo.

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O artigo sobre este assunto está a ser elaborado e em breve será divulgado.

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