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Gestão do Tempo

 

 

O tempo influencia nossa produtividade, nossos resultados, nossa qualidade de vida, etc. Convivemos com atividades acumuladas, e para piorar, surgem adversidades que interferem em nossos planos. Assim, cumprir os compromissos em tempo hábil tem sido um dos grandes desafios da atualidade. Como o tempo é um recurso valioso que possuímos, mas também escasso, devemos conhecer as técnicas de administração do tempo.

O controle das atividades / tarefas / projetos é muito importante para a gestão eficaz do tempo. Este controle deve ser feito de forma sistemática e contínua, ou seja, deve seguir as etapas de: planejamento, execução, verificação e conclusão.

 

  • Etapa de planejamento: deve-se elaborar uma lista com todas as atividades a serem feitas. Esta lista pode substituir sua agenda. Em seguida devem ser adicionadas informações sobre cada atividade tais como a área (amizades, espiritual, familiar, financeira, física, intelectual, lazer, profissional, saúde, social), se a atividade é importante, urgente, indiferente, se será feita individual ou em equipe, se a complexidade é baixa, média ou alta, a data / prazo máximo para conclusão, o responsável pela execução, a expectativa de investimento de custos e tempo, etc. Assim, em função das características específicas de cada atividade deve-se decidir como cada atividade será conduzida, ou seja, se realmente será feita, se será delegada a outros, se será adiada, etc. Somente após a análise das informações anteriores deve-se definir a ordem de prioridade de cada atividade.
  • Etapa de execução: deve-se priorizar a execução das atividades conforme a sequência de prioridades definidas.
  • Etapa de verificação: deve-se verificar se a atividade foi concluída como planejada, ou seja, controlar como a execução da atividade seguiu as definições de prazo, custo,quem executou, etc.
  • Etapa de conclusão: deve-se analisar os resultados alcançados, comparar os mesmos com os objetivos / metas e fazer as correções necessárias para gerar maiores acertos nas atividades seguintes. Nesta etapa é essencial um relatório ou uma demonstração gráfica que compare o que foi planejado com o que foi realizado em cada área / assunto, tanto em função de dedicação de tempo quanto em função dos custos / investimentos.

Sugerimos que seja usada uma planilha eletrônica em Excel para a gestão das atividades e das informações relativas. Esta planilha deverá gerar automaticamente todos os cálculos, índices, relatórios e gráficos necessários.

Veja abaixo um vídeo com exemplos de aplicação das principais definições de gestão do tempo.

 

Relacionamos a seguir algumas sugestões que melhoram a rotina de gestão do tempo e seus resultados:

  • Reflita sobre seus valores pessoais;
  • Defina seus objetivos de curto, médio e longo prazo;
  • Use a tecnologia a seu favor;
  • Busque aperfeiçoar a comunicação assertiva;
  • Organize seu ambiente de trabalho e objetos de forma a facilitar a pronta identificação e uso dos mesmos;
  • Escreva todos os seus compromissos, objetivos e as ações referentes aos mesmos em algum lugar. Sua mente deve estar sempre livre e aberta para dedicar a uma tarefa específica, sem nenhuma distração;
  • Defina o prazo para conclusão de cada atividade bem como a previsão de tempo e custos referentes. Use algum recurso que mostre quanto tempo ainda resta para o prazo final bem como para a conclusão da atividade;
  • Classifique as atividades como: importantes, urgentes ou indiferentes. Sempre que possível, priorize a execução das atividades importantes. Antes de executar alguma atividade classificada como indiferente, pense e responda sobre o que aconteceria se a mesma não fosse feita;
  • Seja disciplinado para manter a concentração, a objetividade e o foco nas atividades planejadas sem postergar nenhuma. Não deixe para fazer depois o que foi planejado, faça agora;
  • Descubra em qual parte do dia se é mais produtivo e faça nestes momentos as atividades que demandam maior concentração e esforço mental;
  • Atualize diariamente a lista geral de atividade. Analise suas atividades prioritárias recomendadas e planeje as que serão feitas no dia. Considere também as atividades planejadas para os próximos dias e não somente as do dia atual;
  • Ao realizar as atividades do dia, priorize as que são mais fáceis e rápidas, sempre que possível;
  • Reserve um tempo diário para possíveis imprevistos;
  • Busque iniciar e terminar uma atividade de forma que lide com a mesma apenas uma única vez (se possível);
  • Não aceite interrupções ao longo da execução de alguma ação. Ao ser interrompido, diga “não” para a interrupção, mas, planeje voltar a ela assim que disponível. Priorize suas atividades e não as dos outros;
  • Pergunte-se sempre: “Qual o melhor uso do meu tempo nesse momento?” se possível, delegue atividades;
  • Defina horários para ler e responder mensagens. Ao ler uma mensagem, responda-a imediatamente para evitar voltar à mesma no futuro;
  • Descubra quais atividades irrelevantes roubam / desperdiçam seu tempo.

 

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